NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT THEO LUẬT DOANH NGHIỆP
Luật Doanh nghiệp 2014 đã được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2015.Trong lần sửa đổi này, luật doanh nghiệp đã có nhiều quy định mới để hoàn thiện các chế định về doanh nghiệp cũng như góp phần giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện một số thủ tục. Đáng chú ý trong lần sửa đổi này là quy định về Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét những thay đổi tích cực mà quy định này mang lại, cũng nhưng những bất cập còn tồn tại cần được điều chỉnh trong thời gian sắp tới.
Trước đây, các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn mỗi khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt, dẫn đến công ty không thể ký được các văn bản hoặc hợp đồng. Bởi vì theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005 thìmỗi doanh nghiệp sẽ chỉ có một người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc đối với công ty TNHH, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặcGiám đốc/Tổng giám đốc đối với công ty cổ phần…. Luật Doanh nghiệp 2005 cũng chưa có bất kỳ một điều khoản nào định nghĩa rõ ràng về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, nhưng có thể thấy rằng, theo Luật doanh nghiệp 2005 thì đối với một doanh nghiệp, chỉ có một người đại diện theo pháp luật và tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan đến doanh nghiệp đều phải do người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp ký tên. Trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt thì phải có giấy ủy quyền bằng văn bản cho người khác ký thay.
Khi luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì một doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theopháp luật.
Theo đó thì Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị của mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ cụ thể của người đại diện theo pháp luật tại điều lệ.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác, người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trongphạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Đây là điểm mới, điểm tiến bộ của Luật Doanh nghiệp 2014 khi đưa ra cơ chế giải quyết trong trường hợp người đại diện theo pháp luật thường xuyên vắng mặt tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi áp dụng quy định này vào thực tiễn thì phát sinh một số bất cập sau:
Khó xác định được phạm vi quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của người thứ ba ngay tình. Khi doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp phải quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Nội dung này được thể hiện cụ thể trong Điều lệ Công ty hoặc các văn bản nội bộ khác. Tuy nhiên, việc người thứ ba ngay tình có thể tiếp cận được với các văn bản này là việc rất khó khăn.khi một doanh nghiệp cử nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Trong nội bộ doanh nghiệp sẽ có quy định rõ thẩm quyền của mỗi người để tránh chồng chéo và tăng cường hiệu quả quản lý. Tuy nhiên các chủ thể bên ngoài (đối tác…) sẽ khó mà biết được người đại diện mà mình đang đàm phán có thẩm quyền quyết định trong giao dịch mà mình hướng tới hay không.
Bên cạnh đó, đứng dưới khía cạnh đảm bảo an toàn trong giao dịch cũng như quyền lợi của đối tác doanh nghiệp, quy định trong Luật doanh nghiệp vẫn chưa giải quyết được sự phân định trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện thực hiện các giao dịch không đúng thẩm quyền. Bản thân đối tác kinh doanh của các công ty này cũng rất khó có cơ chế để kiểm tra xem người đại diện theo pháp luật mà mình đang đàm phán có đầy đủ thẩm quyền để xác lập giao dịch với mình hay không?
Luật doanh nghiệp cũng chưa tính đến biện pháp xử lý trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty đã bị bãi nhiệm nhưng cố tình ký hợp đồng nhân danh công ty trong thời gian công ty đang làm thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Cụ thể, tại Điều 63 và Điều 148 của Luật doanh nghiệp đã quy định, hiệu lực của Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) và Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) sẽ phát sinh hiệu lực từ thời điểm Nghị quyết, Quyết định đó được thông qua hoặc theo quy định tại chính văn bản đó. Như vậy, trong trường hợp Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật cũ và cử người đại diện theo pháp luật mới của công ty có hiệu lực từ thời điểm được thông qua thì người được cử làm đại diện theo pháp luật mới có thẩm quyền đại diện từ thời điểm quyết định đó có hiệu lực. Tuy nhiên, việc cử người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời gian chờ để thay đổi người đại diện mới, người đại diện cũ vẫn có tên trong Hệ thống Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, trong trường hợp này, nếu đối tác kiểm tra thông tin thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sẽ chỉ biết về người đại diện theo pháp luật cũ, trong khi trên thực tế, kể từ thời điểm Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên và Đại hội đồng cổ đông được thông qua, người đại diện theo pháp luật cũ đã không còn thẩm quyền đại diện. Chính vì vậy, có thể nói, từ phía đối tác ký kết hợp đồng, họ khó mà biết được thẩm quyền đại diện theo pháp luật của người ký kết hợp đồng với mình đã bị bãi nhiệm, bởi trên thực tế, khi kiểm tra thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, người ký hợp đồng vẫn nằm trong danh sách người đại diện theo pháp luật của công ty. Vấn đề đặt ra là, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật đã bị bãi nhiệm thực hiện các giao dịch nhân danh công ty với các chủ thể khác thì giao dịch đó có ý nghĩa gì với công ty không? Về nguyên tắc, theo quy định của Điều 145 Bộ luật Dân sự 2005, giao dịch này được thực hiện bởi người không có thẩm quyền đại diện thì bản thân chủ thể đó có nghĩa vụ phải thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng hoặc đối tác ký hợp đồng với họ có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, dù xảy ra trong trường hợp nào chăng nữa thì các giao dịch nêu trên cũng sẽ gây phiền toái không đáng có cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và bản thân các đối tác cũng sẽ phải chịu những rủi ro và thiệt hại nhất định.
Kiến nghị:
1. Để đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể khác, Luật Doanh nghiệp mới cần phải có quy định trong trường hợp một doanh nghiệp đăng ký có hơn một người đại diện theo pháp luật như sau:
(i) Quy định rõ: “Trong trường hợp doanh nghiệp có hơn một người đại diện theo pháp luật thì thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn… ngày, kể từ ngày có quyết định cử người đại diện theo pháp luật”.
(ii) Xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong giao dịch với chủ thể khác: “Mọi quy định hạn chế của công ty về phân công thẩm quyền giữa những người đại diện theo pháp luật của mình đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba”.
Hoặc cụ thể hơn: “Trường hợp người đại diện theo pháp luật xác lập giao dịch vượt ngoài thẩm quyền đại diện được phân công theo quy định của công ty với người thứ ba, thì giao dịch đó vẫn có giá trị đối với doanh nghiệp được đại diện, người đại diện sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với doanh nghiệp, trừ trường hợp, người thứ ba biết hoặc phải biết người đại diện đó không có thẩm quyền xác lập giao dịch với mình”.
Kiện toàn hệ thống Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để có thể cập nhật một cách chính xác và nhanh chóng nhất thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, giúp các bên có giao dịch với doanh nghiệp có thể tiếp cận được thông tin một cách chính xác trước khi giao dịch. Tạo ra một thói quen kiểm tra thông tin doanh nghiệp đối với các bên trước khi giao dịch để tránh rủi ro. Đồng thời, Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia cũng là một kênh thông tin để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định được chính xác người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong các mối quan hệ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bên cạnh việc kiên toàn hệ thống thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia thì Luật Doanh nghiệp cũng cần phải bổ sung thêm các quy định theo hướng giảm thiểu rủi ro cho các chủ thể trong nền kinh tế trong giao dịch với người đại diện theo pháp luật đã bị bãi nhiệm và có cơ chế để doanh nghiệp phải cập nhật thông tin lên cơ quan đăng ký kinh doanh ngay khi quyết định có hiệu lực hoặc cần phải tính đến việc, một người chỉ được coi là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi đã cập nhật sự thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh. Có như vậy, quyền lợi của doanh nghiệp cũng như của các đối tác khác của doanh nghiệp mới được đảm bảo, đồng thời cũng không làm mất đi quyền tự quyết về người đại diện của doanh nghiệp.
