QUY ĐỊNH VỀ CON DẤU DOANH NGHIỆP
Xuất phát từ những bất cập trong việc quy định về quản lý và sử dụng con dấu: như quy địnhvề việc con dấu phải để ở trụ sở chính của doanh nghiệpgây khó khăn cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch bên ngoài trụ sở chính cần ký, đóng dấu ngay. Ngoài ra, trên thực tế đã phát sinh nhiều vấn đề tranh chấp nội bộ liên quan đến con dấukhi các nhóm này có sự xung đột lợi ích trong việc giành quyền kiểm soát công ty, cũng gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh như doanh nghiệp không thể ký kết hợp đồng do không có con dấu, việc người giữ dấu có thể gây ra các bất lợi cho doanh nghiệp và có nhiều trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng lúng túng trong việc xử lý vấn đề tranh chấp này.
Từ ngày 01/07/2015, theo Luật doanh nghiệp 2014 thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.Với quy định mới này đã tạo điều kiện thông thoáng cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, tuy nhiên, doanh nghiệp phải tự xây dựng quy định, quy chế chặt chẽ để làm sao một mặt đáp ứng được yêu cầu tự do sử dụng, đạt hiệu quả cao nhất nhưng đồng thời đảm bảo được quyền quản lý con dấu, sự an toàn của chính doanh nghiệpđể nhằm tránh phát sinh nhiều hệ lụy trong quá trình sử dụng và quản lý con dấu.
Thứ nhất: Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng nhiều con dấu thì cần phải quy định chặt chẽ trong Điều lệ công tyđể nhằm hạn chế trường hợp người quản lý sử dụng con dấu một cách bừa bãi, lợi dụng việc quản lý để trục lợi cho cá nhân. Vì vậy, nên quy định cụ thể về việc ai là người quản lý con dấu? trách nhiệm của người quản lý? Thẩm quyền của người quản lý đến đâu trong việc sử dụng con dấu?...
Thứ hai: Cần quy định cụ thể, trong trường hợp nhữngngười quản lý dấu đồng thời ký và đóng dấu vào các văn bản khác nhau có nội dung trái ngược nhau thì biện pháp xử lý sẽ như thế nào?
Thứ ba: Đối với các giao dịch kinh doanh với đối tác, thì các doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu thông tin kỹ lưỡng về đối tác trước khi thực hiện bất cứ một giao dịch hay ký kết một văn bản nào, nên yêu cầu đối tác cung cấp các văn bản để xác minh người ký, chữ ký, thẩm quyền ký và con dấu trên văn bản là hợp pháp.
Với xu hướng ngày càng đơn giản hóa thủ tục và quy định thông thoáng hơn trong quản lý doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để nhằm bảo vệ chính mình trong quá trình hoạt động kinh doanh, thì ngoài những quy định của pháp luật, mỗi doanh nghiệp tùy vào tổ chức nội bộ của mình nên ban hành các quy định nội bộ cụ thể để nhằm tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý và sử dụng con dấu.
