Theo quy định của pháp luật, mỗi cơ quan Nhà nước đều có chức năng quản lý những lĩnh vực khác nhau. Để thực hiện chức năng quản lý của mình, các cơ quan Nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các quyết định hành chính thuộc lĩnh vực mình quản lý; việc ban hành quyết định hành chính phải thực hiện đúng về trình tự, thủ tục, thẩm quyền ban hành và việc ban hành phải có căn cứ, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Việc xem xét về trình tự, thủ tục, thẩm quyền ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính của người có thẩm quyền trong cơ quan Nhà nước được thể hiện bằng việc xem xét những vấn đề cơ bản sau đây:
1. Lập biên bản vi phạm hành chính:
- Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản:
+ Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ.
Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.
+ Quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ phải ghi rõ ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, địa chỉ của cá nhân vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; hành vi vi phạm; địa điểm xảy ra vi phạm; chứng cứ và tình tiết liên quan đến việc giải quyết vi phạm; họ, tên, chức vụ của người ra quyết định xử phạt; điều, khoản của văn bản pháp luật được áp dụng. Trường hợp phạt tiền thì trong quyết định phải ghi rõ mức tiền phạt.
- Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính
+ Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không thuộc trường hợp quy định không phải lập biên bản nêu trên.
+ Việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.
Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính:
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính được quy định như sau:
- Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 01 năm, trừ các trường hợp sau:
Vi phạm hành chính về kế toán; thủ tục thuế; phí, lệ phí; kinh doanh bảo hiểm; quản lý giá; chứng khoán; sở hữu trí tuệ; xây dựng; bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản, hải sản; quản lý rừng, lâm sản; điều tra, quy hoạch, thăm dò, khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên nước; thăm dò, khai thác dầu khí và các loại khoáng sản khác; bảo vệ môi trường; năng lượng nguyên tử; quản lý, phát triển nhà và công sở; đất đai; đê điều; báo chí; xuất bản; sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh hàng hóa; sản xuất, buôn bán hàng cấm, hàng giả; quản lý lao động ngoài nước thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 02 năm.
Vi phạm hành chính là hành vi trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế.
- Thời điểm để tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính được quy định như sau:
Đối với vi phạm hành chính đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm.
Đối với vi phạm hành chính đang được thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm;
- Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính đối với cá nhân do cơ quan tiến hành tố tụng chuyển đến thì thời hiệu được áp dụng theo quy định nêu trên. Thời gian cơ quan tiến hành tố tụng thụ lý, xem xét được tính vào thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính.
- Trong thời hạn được quy định nêu trên mà cá nhân, tổ chức cố tình trốn tránh, cản trở việc xử phạt thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính được tính lại kể từ thời điểm chấm dứt hành vi trốn tránh, cản trở việc xử phạt.
3. Thời hạn ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính:
- Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính. Đối với vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp mà không thuộc trường hợp giải trình hoặc đối với vụ việc thuộc trường hợp giải trình thì thời hạn ra quyết định xử phạt tối đa là 30 ngày, kể từ ngày lập biên bản.
Trường hợp vụ việc đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp và thuộc trường hợp giải trình (theo quy định tại đoạn 2 khoản 2 và khoản 3 Điều 61 của Luật xử lý vi phạm hành chính) mà cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải báo cáo thủ trưởng trực tiếp của mình bằng văn bản để xin gia hạn; việc gia hạn phải bằng văn bản, thời hạn gia hạn không được quá 30 ngày.
- Quá thời hạn quy định (tại khoản 1 Điều này hoặc khoản 3 Điều 63 của Luật xử lý vi phạm hành chính), người có thẩm quyền xử phạt không ra quyết định xử phạt nhưng vẫn quyết định áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả (quy định tại khoản 1 Điều 28 của Luật XLVPHC), quyết định tịch thu sung vào ngân sách nhà nước hoặc tiêu hủy tang vật vi phạm hành chính thuộc loại cấm lưu hành.
Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính nếu có lỗi trong việc để quá thời hạn mà không ra quyết định xử phạt thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
